Vytvoření nové žádanky - Proces zapůjčení vozidla

Novou žádanku lze vytvořit pomocí nástroje Nová žádanka. Zobrazí se nám detail žádanky, který obsahuje potřebná pole pro vyplnění. Povinné hodnoty jsou označeny tučně.

V sekci Základní informace je nutné vyplnit údaje spojené s žádostí o zapůjčení vozidla z firemní autopůjčovny. Je potřeba uvést Datum a čas zápůjčky, Stát, Místo začátku/konce cesty a Účel cesty. Dále je možné doplnit dodatečné informace jako Poznámka, Místo předání vozidla nebo případné Spolucestující.

Výběrové pole pro definování Správce autopůjčovny (1) je aktivní pouze v případě, že je tato možnost povolena v rámci administrace firmy. Při zvolení konkrétního správce autopůjčovny, se tento správce stává řešitelem vytvářené žádanky. Pokud nebude žádný správce autopůjčovny zvolen, je nová žádanka zasílána k řešení všem správcům autopůjčovny v dané firmě.

V právé části (2) žádanky můžeme vidět informace o konkrétní žádance jako například SPZ přiděleného vozidla (aktuálně není žádné vozidlo přiděleno), Autor žádanky, nebo Stav žádanky, který informuje o aktuálním stavu žádosti o zapůjčení vozidla.

Výběrové pole pro definování schvalovatelů v sekci Schvalování (3) je zobrazeno pouze v případě, že je tato možnost povolena v rámci administrace firmy.

Při vytváření nové žádosti nebo při editaci již probíhající žádosti je žádanka vždy ve stavu Zadání, dokud nebude předána na správce nebo schvalovatele prostřednictvím tlačítka Předat ke schválení. Další možností je rozpracovanou žádanku Uložit a vrátit se k jejímu vyplnění později pomocí tlačítka Uložit, nebo změny zahodit a vrátit se do přehledu žádanek pomocí tlačítka Zpět.

Po předání žádanky ke schválení se stav žádanky změní dle nastavení schvalovacího procesu firmy (viz kapitola Schvalování v administrační části příručky) na stav Ke schválení nebo Čekání na vozidlo. Proces zapůjčení vozidla a změna stavů žádanky může dál pokračovat dvěma způsoby:

a) Ve stavu Ke schválení uživatel nejprve čeká na schválení žádanky všemi v žádance uvedenými schvalovateli (viz kapitola Schvalování). Pokud všichni schvalovatelé žádost schválí, je žádanka automaticky převedena do stavu Čekání na vozidlo a zadavatel čeká na přidělení volného vozidla správcem autopůjčovny. Po přidělení vozidla správcem autopůjčovny se žádanka dostane do stavu Vozidlo přiděleno a uživatel si může v zadaném termínu vozidlo zapůjčit (stav Vozidlo zapůjčeno) a posléze vrátit (stav Vozidlo vráceno).

b) Ve stavu Čekání na vozidlo uživatel nejprve čeká na přidělení volného vozidla správcem autopůjčovny (viz kapitola Žádanky uživatelů). Po přidělení vozidla správcem autopůjčovny se žádanka automaticky dostane do stavu Ke schválení a zadavatel čeká se na schválení všemi schvalovateli. Pokud je žádanka schválena všemi schvalovateli (stav Schválený), tak si může zadavatel v definovaném termínu vozidlo zapůjčit (stav Vozidlo zapůjčeno) a posléze vrátit (stav Vozidlo vráceno).

Schvalovatelé nebo správce autopůjčovny mohou žádost z nějakého důvodu zamítnout. Pokud v rámci procesu jeden ze schvalovatelů žádost zamítne (stav Zamítnutý), nebo správce autopůjčovny zamítne přidělení vozidla (stav Vozidlo zamítnuto), je zadavatel žádanky nucen svou žádost editovat (viz kapitola Editace žádanky), nebo zrušit (viz kapitola Zrušení žádanky).

Stav žádanky	Význam
Zadání	Žádanka je ve stavu zadání a uživatel tuto žádanku ještě nepředal ke schválení správci autopůjčovny nebo schvalovateli. Do tohoto stavu se žádanka vrací vždy, pokud uživatel žádanku edituje tlačítkem Vrátit k editaci (kromě stavu kdy je vozidlo již zapůjčeno).
Čekání na vozidlo	Žádanka byla předána na správce autopůjčovny a čeká se na přidělení volného vozidla k dané žádance.
Vozidlo přiděleno	Správce autopůjčovny k této žádance přidělil volné vozidlo a na toto vozidlo byla vytvořena rezervace.
Vozidlo zamítnuto	Přidělení vozidla bylo správcem autopůjčovny zamítnuto. Uživatel nyní může žádanku editovat a pokusit se podat žádanku znovu nebo může svou žádanku zrušit.
Ke schválení*	Žádanka byla předána na schvalovatele a čeká se na schválení ze strany všech schvalovatelů.
Schválený*	Žádanka byla schválena všemi schvalovateli a nyní je možné zapůjčit vozidlo nebo čekat na přidělení vozidla správcem autopůjčovny.
Zamítnutý*	Žádanka byla některým ze schvalovatelů zamítnuta. Uživatel nyní může žádanku editovat a pokusit se podat žádanku znovu nebo může svou žádanku zrušit.
Vozidlo zapůjčeno	Vozidlo bylo uživatelem zapůjčeno ve stanoveném termínu.
Vozidlo vráceno	Vozidlo bylo uživatelem vráceno ve stanoveném termínu. Žádanka je automaticky přesunuta do přehledu Vyřízených žádanek.

Poznámka
Uživatel je o akcích prováděných schvalovateli či správcem autopůjčovny informován prostřednictvím e-mailové zprávy.

Upozornění se na uživatele zasílá konkrétně při schválení /zamítnutí ze strany schvalovatele, nebo při přidělení/zamítnutí/změně vozidla správcem autopůjčovny.

Zasílání e-mailových notifikací lze povolit nebo zrušit v rámci nastavení Upozornění ve Vašem osobním nastavení.

V závisloti na nastavení na firmě, pokud nejde o případ kdy je vozidlo přidělováno před schvalováním, tak je zde navíc dostupná také sekce Opakování (4).

Pokud zaškrtnete volbu Opakovan žádanku, tak je třeba zadat frekvenci opakování a datum Opakovat do (lze nastavit maximálně rok dopředu). Dle tohoto nastavení budou automaticky vytvořeny další žádanky po schválení všemi schvalovateli. Schvalovatelům přijde pouze jedna notifikace s informací, že jde o opakovanou žádanku v termínech dle nastavené frekvence opakování a jejím schválením dojde ke schválení celé řady.

Opakované žádanky, které nejsou ve stavech Vozidlo zapůjčeno, Vozidlo vráceno nebo Zrušeno lze hromadně zrušit v rámci výpisu, kdy je při výběru žádanky, která má nějaká opakování uživatel informován o skutečnosti, že jde o opakovanou žádanku a zda chce zrušit pouze tento jeden výskyt anebo i všechny související. V případě vrácení k editaci již schválené opakované žádanky a jejímu znovu odeslání ke schválení dojde po schválení k vytvoření nové řady žádanek.