Nástroje výpisu výdajů

V této kapitole popíšeme jednotlivé nástroje (2) z postranního levého menu výpisu výdajů. Jednotlivé nástroje slouží pro zapsání výdaje, editaci údajů jednotlivých výdajů, nebo pro jejich import či uzamykání.

Přidat výdaj

Pro vytvoření nového výdaje vyberte v levém sloupci volbu Přidat výdaj, zobrazí se stránka s detailem výdaje, záložka Zakladní údaje s následujícím formulářem:

Název položky	Popis
Sekce Základní informace
Předmět	Do předmětu zadejte název výdaje
Vozidlo	Ze seznamu vyberte vozidlo, ke kterému chcete výdaj přiřadit
Řidič	Stiskem tlačítka ... vyberte ze seznamu řidiče, který výdaj vykazuje
Místo	Zadejte místo uskutečnění výdaje, nebo jej stiskem tlačítka ... vyhledejte v databázi uživatelských míst.
Datum	Zadejte datum vzniku výdaje ve formátu dd.mm.yyyy nebo vyberte den z kalendáře pomocí ....
Čas	Zadejte čas vzniku výdaje ve formátu HH:MM.
Soukromý	Označte, pokud výdaj byl soukromý. Výdaj může být zpracován odlišně v některých reportech.
Čerpání do náhradního vozidla	Označte, pokud výdaj byl do náhradního vozidla. Výdaj může být zpracován odlišně v některých reportech.
Číslo	Interní číslo výdaje je automaticky doplněno po uložení záznamu
Popis	Bližší popis nákladů
Servisní úkon	Pokud je výdaj spojen se servisním úkonem na vozidle, vyberte tento úkon z nabídky. Výdaje propojené s ukončenými servisními úkony nelze smazat nebo u nich změnit vozidlo, nejdříve musíte použít tlačítko Zrušit vazbu, které se v takovém případě zobrazuje pod nabídkou úkonů.
Sekce PHM
Tento výdaj je za nákup PHM	Pokud je zadávaný výdaj za nákup pohonných hmot, je nutné takový náklad označit touto volbou. Na základě záznamů o výdajích na tankování je mimo jiné vypočítáván aktuální stav nádrže vozidla.
Jednotka měření	Tento výběrník slouží k určení jednotky v které má být výdaj uvažován, na výběr jsou jednotky dle nádrží vybraného vozidla (l, kg, kWh).
Typ paliva	Z nabídky vyberte druh tankovaného paliva
Počet litrů	Zadejte počet načerpaných litrů pohonných hmot
Cena za litr	Zadejte cenu za litr tankovaného paliva
Tlačítko Vypočítat částku	Po zadání počtu litrů a ceny za litr můžete pomocí tohoto tlačítka vypočítat celkovou cenu, kdy dojde k přepočítání hodnot v sekci Částka. Při nepoužití této funkce a nevyplnění sekce částka nedojde k zobrazení počtu natankovaných litrů v přehledu výdajů.
Sekce Částka
Měna	Z nabídky zvolte měnu, ve které chcete náklad evidovat.
Základ	Zadejte celkovou hodnotu výdaje bez DPH.
Sazba DPH	Zadejte hodnotu sazby DPH v procentech (%). Poslední zadaná hodnota sazby DPH bude vždy zapamatována a bude v aplikaci automaticky použita jako výchozí při vytváření nového výdaje.
Celkem	Pole udává celkovou částku výdaje včetně DPH. Na základě zadané ceny bez DPH a zadané sazby DPH může být toto pole automaticky dopočítáváno.
DPH	Pole udává, kolik činí z celkové částky DPH.
Tlačítka Dopočítat ostatní	Tato tlačítka se zobrazují u polí Základ, Celkem a DPH. Pro výpočet výdaje je nyní možné zadat pouze jednu z hodnot Základ, Celkem a DPH, zbylé dvě hodnoty se automaticky dopočítají po stisku tohoto tlačítka.

Popis položek při vytváření záznamu o výdaji, tučně jsou označená povinná pole

Dále je dostupná záložka Doplňující údaje, zde je v sekci Výběr doplňujícího údaje, možno zadat z dostupných typů - Servis, Poplatky, Penále nebo Pokladna. Dle vybraného typu se pak liší formulár v sekci Servis.

U již vytvořeného výdaje je také dostupná záložka Historie. Na této záložce se vypisují všechny akce, které byly s vybraným záznamem provedeny. U každé akce (vytvoření, otevření, uložení, změna hodnot) se zaznamenává datum, čas a jméno uživatele, který změnu provedl, případně i hodnoty, které byly změněny.

Otevřít

Tento nástroj umožňuje zobrazení detailu zvoleného výdaje za účelem editace. Výdaj lze také otevřít dvojklikem na vybraný výdaj přímo ve výpisu výdajů. Pro použití nástroje je nutné mít ve výpisu označený jeden konkrétní výdaj. Při otevření výdaje jsou navíc dostupné záložky Doplňující informace a Historie.

Smazat

Tento nástroj smaže označené výdaje. Před vlastním smazáním výdajů je ještě zobrazen potvrzovací dialog pro případ mylné aktivace nástroje, kde je možné smazání výdajů potvrdit/zrušit.

Uzamknout / Odemknout záznamy

Tato funkce umožňuje uzamknout záznamy do nastaveného data pro editaci. Zobrazenu ji mají uživatelé, kteří mají tuto funkci povolenou. Kromě administrátora není možné pro ostatní uživatelské role uzamčené záznamy editovat nebo mazat.

Po kliknutí na odkaz Uzamknout / Odemknout záznamy se zobrazí okno, kde se po zaškrtnutí volby Uzamknout trasy a výdaje povolí zadání data a času. Kliknutím na tlačítko ... se zobrazí číselník pro výběr datumu a času. Volbu uzamčení potvrdíte tlačítkem Změnit nebo zrušíte tlačítkem Zrušit.

Import

Výdaje za čerpání pohonných hmot můžete do aplikace importovat v souboru poskytovaném provozovatelem čerpacích karet používaných ve Vaší společnosti.

Před prvním importem je potřeba v modulu Admin a submodulech Jednotky nebo Uživatelé přiřadit dotčeným jednotkám/uživatelům odpovídající čísla Tankovacích karet.

Z nabídky nástrojů zvolte funkci Import, po vybrání typu karty Vaší společnosti, se zobrazí stránka rozdělená na dvě sekce, jak je popsáno v tabulce:

Po vyplnění všech požadovaných informací stiskněte tlačítko Import na konci formuláře, případně tlačítko Zpět pro návrat na předchozí stránku bez provedení změn. Při neúspěšném importu máte možnost stažení logu tlačítkem Stáhnout Log, případně zkontrolujte, zdali máte správně nastavená čísla karet u jednotek/uživatelů, jinak nedojde ke správnému přiřazení výdajů.

Pokud si náklady vedete v off-line podobě, můžete je importovat v souboru, formátu XLSX nebo CSV, viz níže ukázka pro formát CSV (oddělený středníkem).

Postup výběru souboru pro import vlastních výdajů je stejný jako pro jiné typy, jako Typ karty vyberte položku Obecný (CSV), formát souboru musí být následující:

Ukázka struktury CSV (oddělený středníkem) souboru pro import obecných záznamů o výdajích.

Importované výdaje se k vozidlům přiřazují dle sloupce SPZ, pokud je vyplněno i jméno řidiče, jsou navíc přiřazeny k tomuto řidiči (pokud takový uživatel na firmě existuje), jinak jsou připsány výchozímu řidiči nastavenému k vozidlu.

Pole	Příklad hodnoty	Přípustné hodnoty a popis
SPZ	2H42270	SPZ jednotky ke které se má výdaj přiřadit.
Název	Výdaj	Název výdaje
Popis	Text	Libovolná textová poznámka
Datum	10.10.2020 nebo včetně času 10.10.2020 11:43	Datum uskutečnění výdaje, nepovinně mužete navíc zadat i čas, pokud ho nezadáte bude nastaven jako 00:00.
Místo	Praha	Místo uskutečnění výdaje
Jméno a příjmení řidiče	Petr Macháček	Pokud je toto pole zadáno tak jsou výdaje navíc přiřazeny k uvedenému řidiči, jinak jsou připsány výchozímu řidiči vozidla.
Sazba DPH	21	Hodnota sazby DPH v procentech (%).
Částka základ	706	Celková hodnota výdaje bez DPH.
Částka celkem	854	Celková částka výdaje včetně DPH.
Částka DPH	148	Hodnota DPH z celkové částky.
PHM	0 nebo 1	Pokud je výdaj za nákup pohonných hmot, uveďte číslo 1. Pokud výdaj není za nákup PHM (např. olej, mytí vozidla), uveďte číslo 0. V tomto případě se nevyplňuje kolonka **Typ paliva, Počet litrů a Cena za litr**.
Typ paliva	Nafta	Libovolný název, jedná se pouze o informativní údaj, pokud Vámi zadaný typ paliva (název) na firmě není založen, tak se přidá do seznamu dostupných typů.
Počet litrů	20	Počet natankovaných litrů PHM.
Cena za litr	35	Prumerná cena za 1 litr PHM
Měna	czk	Měna, ve které je uvedena částka výdaje (viz kapitola Tabulka hodnot).

Popis položek při importování výdajů Obecný (CSV), tučně jsou označena povinná pole.

Poznámka

Pro import výdajů Orlen se používá sestava z portálu Orlen "101 - Kniha jízd".

Pro import výdajů CCS se používají textové formáty TXE a EXU, které jsou ke stažení na stránkách společnosti.

Pro import výdajů Shell se používá soubor EID, který je rozesílán zákazníkům za každý fakturační běh. Jedná se v podstatě o rozepsanou fakturu v elektronické formě.

Pro import výdajů OMV se používá datový soubor CMI. Na stránce importu výdajů je možné pro tento typ importu nastavit typ fakturační měny. Tato měna se použije jako fakturační pro všechny importované výdaje. Ve výběrníku měny je přednastavena výchozí měna uživatele s možností její změny.

Import výdajů Copec je rozdělen dle formátu vstupních dat na dva druhy a to konkrétně Copec TCT (vstupní soubor typu XLSX) a Copec - cupon electronico (vstupní soubor typu CSV). Na stránce importu výdajů je možné pro tento typ importu nastavit vlastní sazbu DPH, která se použije pro všechny importované výdaje.

V případě nejasností formátu importního souboru kontaktujte Vaši společnost.

Schválit trasy a výdaje

Nástroj pro schvalování tras a výdajů slouží k označení tras a výdajů, které byly zkontrolovány v rámci firmy jako správně vykázané a následně slouží převážně pro archivační účely. Samotný nástroj bude viditelný v submodulu Výdaje pouze v případě, že schvalovací proces je na firmě povolený. Tento nástroj již byl podrobně popsán v kapitole Trasy, podkapitole Schválit trasy a výdaje / Schválit trasy, podrobnosti tedy naleznete tam.

Zrušit požadavek na schválení tras a výdajů

Po předání tras a výdajů ke schválení je možné tento požadavek zrušit. Pokud byl pro jednotku podán požadavek ke schválení tras a výdajů, který je stále ve schvalovacím procesu, pak levém nástrojovém panelu bude neaktivní nástroj Schválit trasy a výdaje a naopak bude aktivní nástroj Zrušit požadavek na schválení tras a výdajů.

Název položky		Popis
Sekce Nastavení
Typ karty	Z nabídky vyberte požadovaný typ (provozovatele) čerpacích karet, pro který chcete importovat výdaje.
Kontrolovat duplicity	Tato volba slouží jako ochrana proti opakovanému naimportování dat z jednoho souboru. Je-li zaškrtnuté, je při ukládání každého nového nákladu z importovaného souboru nejprve zkontrolováno, zda již není v databázi obsažen identický záznam z předešlého importu. Pokud ano, záznam se ignoruje.
Sekce Soubor
Soubor	Tlačítkem Vybrat soubor otevřete dialog pro výběr souboru s importovanými daty