Pokud si již nepřejeme uživatele v rámci aplikace využívat, ale zároveň nechceme přijít o uložená data na identifikační kartě uživatele a o záznamy jeho tras, pak je vhodné využít funkci archivace.
Tuto funkci naleznete v levém nástrojovém panelu v submodulu Uživatelé, jedná se o položku Archivovat uživatele (1).
Tato funkce přesune uživatele do archivu, takže již nebude vidět mezi ostatními uživateli firmy v pohledu
Uživatelé, ale bude dostupný pod pohledem Archiv (2), mezi pohledy můžete přepínat v levém postranním panelu. Uživatel bude při tomto úkonu také odstraněn ze všech plánů na zasílání reportů, upozorňování na alerty a servisních úkonů, přičemž aplikace na to uživatele upozorní v informačním dialogu, který obsahuje podrobnosti o všech takových výskytech uživatele. Aby bylo možné archivaci provést je potřeba vyřešit všechny tyto konflikty uživatele, s kterými ho jinak nelze archivovat.
Po kliknutí na tlačítko Pokračovat aplikace provede výše uvedené operace a uživatele přesune do archivu. Uživatel je následně dostupný pod výše zmíněným pohledem Archiv. V archivu je stále možné si zobrazit i editovat detail uživatele (např. identifikační údaje, oprávnění přístupu k jednotkám atd). V případě, že chceme uživatele vyjmout z Archivu a zařadit jej mezi aktivní uživatele, musíme použít nástroj Vyjmout uživatele z archivu, který se nachází v levém nástrojovém panelu pohledu Archiv. Daný uživatel se následně zařadí mezi nearchivované uživatele, neboli bude opět dostupný pod pohledem Uživatelé.